Contexte : un client TPE, souhaite réduire les opérations pour envoyer par email les quittances de loyer de ses locataires. Cette opération était à faire une fois par mois. L’amélioration devait rester simple afin qu’elle puisse être réalisée par n’importe quel employé.

La solution : A partir d’un modèle de quittance défini dans un onglet de Google Sheet et d’une base de données des locataires sur une autre sheet, un menu a été ajouté dans le Google Sheet afin de facilement déclencher le process.

Le traitement automatique consistait à récupérer la date du jour, les informations spécifiques du locataire (adresse postale, montant du loyer, adresse e-mail du locataire, …), de remplir le formulaire. Puis l’algorithme convertit automatiquement le document en fichier pdf avant de l’envoyer automatiquement par e-mail au locataire destinataire.

Gain : Nous sommes passés de 15 minutes à 30 secondes pour effectuer cette opération en éliminant les risques d’erreur de saisie.

Fonctionnalités utilisées : Google Sheet, convertisseur pdf, Gmail, AppScript.