Dans toutes organisations petites ou grandes, il y a toujours une propension à faire beaucoup de réunion. Certaines d'entre elles sont mal contrôlées, pas d'agenda, dérives dans les sujets abordés en réunion, trop de participants qui sont silencieux, ...

La crise du COVID a amplifié le phénomène avec le télétravail qui nécessite encore plus de réunions. Ayant moins l'opportunité de se croiser dans les couloirs, au restaurant d'entreprise, etc, les agendas sont plus chargés pour se réserver des espaces de rencontre, même pour des discussions qui auraient pris quelques minutes.

Voici quelques outils pour rationaliser ce phénomène. Le plus efficace est que chacun soit responsable sur l'intérêt de participer à une réunion ou pas et d'appliquer les principes bien connus pour conduire une réunion efficacement.  Nous vous présentons ci-dessous différents outils : 

Les règles fondamentales de l'organisation et de la gestion des réunions

Avant la réunion :

• Définir l'objectif de la réunion et son type (information, décision ou workshop)

• Définir le lieu de stockage des documents de travail et le compte rendu de la réunion

• Sélectionner les invités et définir les attendus de chacun (réduire au maximum le nombre, voir ci-dessous pour plus d'information)

• Définir la durée de la réunion et la disponibilité des participants.

• Les invités doivent être pro actif à l'invitation, c'est-à-dire faire les préparations nécessaires et confirmer qu'ils seront bien présents.

• Il peut être intéressant de définir un secrétaire pour prendre les notes du compte rendu et un timekeeper pour veiller au respect de l'agenda en terme de durée.

Pendant la réunion : 

• L'organisateur modère et limite les digressions. Il collecte les feedback des participants sur le bon déroulé de la réunion  (ROTI).

• Les participants contribuent activement à la réunion ou sinon utilisent la loi des 2 pieds.

Après la réunion :

• Diffusion des livrables de la reunion (synthèse, décision, plan d'actions, ...)

• Faire une rétro sur les réunions récurrentes ou faire appel à une personne neutre pour avoir un feedback.

Matrice ESVP

Cette matrice permet d'évaluer l'intérét de sa participation à une reunion. Selon la case dans laquelle on se positionne, la réponse sera claire. Si vous êtes dans la case Explorer ou Shopper, vous pouvez vous rendre à la réunion. Si vous êtes dans les cases Vacationer ou Prisoner alors n'y allez, pas vous avez mieux à faire ailleurs.

• 1. Explorer : Je participe à cette réunion car je suis intéressé pour apporter ou pour récupérer des infos utiles pour mon activité ou mes problèmes.

  2. Shopper : Je n'ai pas d'objectif précis mais je serais heureux de sortir de la réunion avec des infos utiles.

  3. Vacationer : Je n'avais rien de spécial à faire donc cette réunion est l'occasion de me changer les idées.

  4. Prisoner : Je suis obligé de participer à la réunion parce que mon chef me l'a demandé, j'avais autre chose à faire.

2 pizzas rule/ la règle des 2 pizzas par Amazon

Instituée par Jeff Bezos, cette règle consiste à définir le nombre maximum de personnes qui peuvent participer à une réunion. Une pizza ne peut être découpée qu'en 4 parts identiques, ce partage symbolise la règle qu'un groupe de travail ne doit pas dépasser 8 personnes. Jeff Bezos limite les réunions de 5 à 7 personnes maximum.

Shopify

En 2022, le CEO a décidé de mettre quelques règles en place quant à la gestion des réunions :

• Purger les calendriers en début d'année, notamment les réunions récurrentes.

• Permettre de se soustraire des réunions sans jugement, pour se concentrer sur ce qui compte le plus.

• Définir un jour sans réunion dans l'organisation/l'entreprise. 

• Restreindre les réunions de plus de 50 personnes sur une fenêtre de quelques heures (6h par exemple) sur une seule journée.

(source)

La loi des 2 pieds

Le principe de cette loi est de dire qu'un pied représente l'apprentissage et l'autre sa contribution. Donc si je participe à une réunion, vais-je apprendre quelque chose ou vais-je y contribuer ? Si la reponse est non à ces 2 questions alors votre participation est inutile, et si vous êtes déjà dans cette réunion vous pouvez vous retirer.

Remarque, si vous avez des remarques suite à votre non participation ou retrait de cette réunion, demandez en quoi votre présence était nécessaire et si l'agenda faisait clairement apparaître les sujets sur lesquels votre contribution était attendue.

L'objectif ici est bien d'allouer correctement son temps et son efficacité pour l'entreprise.

Voici quelques conséquences sur un usage non efficace des réunions :

• Conséquence vélocité et problème de prise de décision par manque de disponibilité de décideurs car pris en réunion.

• Trop de participants étouffe les autres participants plus timides.

• Difficile de voir ou planifier des activités car les agendas sont remplis.

• Plus vous êtes nombreux en réunion plus potentiellement vous allez avoir des interactions. A 3 personnes vous aurez 3 interactions possibles, à 4 vous passez à 6 interactions, à 5  vous passez à 10, à 10 vous passer à 45 et à 20 personnes vous passez à 190 interactions possibles ! A raison d'une minute par personne vous imaginez le temps ou le risque de perte en temps.

• Le mirage de se dire qu'on peut faire plusieurs choses en même temps. Voir sur notre page video, les videos "Faire plusieurs activités en parallèle est contre productif !" et "Non, nous ne sommes pas multitâche !"

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